受付を整えるタイミングは、来訪者を迎える流れに困りごとが出たときです。入口で連絡先がわからない、担当者を探して何度も取り次ぐ、来客が重なって待つ場所が足りない。こうした場面から、案内の見直し、呼び出し機器、人による応対のどれが必要かを考えます。
受付の三つの役割を分ける
「受付を設ける」という言葉には、場所を整えること、応対する人を決めること、担当者へ連絡する方法を用意することが含まれます。専用のカウンターや常駐スタッフを一度にそろえる前に、不足している役割を確かめましょう。
| 整える対象 | 役割と確認すること |
|---|---|
| 受付の場所 | 会社名と受付位置、呼び出し方法、待機場所を示します。扉の開閉や通行を妨げず、初めて訪れる人が案内を読める配置を確認します。 |
| 応対する人 | 用件の確認、担当者への取り次ぎ、出迎えや案内を担います。担当者本人、当番、総務、常駐スタッフなど、誰がどの時間に応対するかを決めます。 |
| 連絡の仕組み | 事前案内の連絡先、電話、インターホン、受付端末などから選びます。呼び出した後に、応答する人と出迎える人が確保できるかを確認します。 |
厚生労働省のjob tag「受付事務」でも、来訪目的の把握、担当者への連絡、訪問先の案内が業務として挙げられています。自社では、このうちどの対応を人が行い、どこまで案内や機器に任せるかを整理します。
従業員数は、呼び出す部署や担当者の多さを見る材料です。受付の必要性は、来訪者がどのように連絡し、どこで待ち、誰に迎えられるかを合わせて判断します。
来客の重なりと取り次ぎ
一日の来客総数だけで決めず、対応が必要になる時間と場面を見ます。例えば、予約された来客を担当者がその都度迎えられる職場と、面談の到着時刻に配送や予約のない訪問が重なる職場では、同じ件数でも必要な応対が変わります。
- 来客の種類：商談、面談、納品、予約のない訪問を分け、用件の確認や社内への案内が必要かを見ます。
- 重なる時間：複数組が同時に到着したとき、連絡と待機をどう分けるかを確認します。早い到着、昼休み、受付時間外の訪問も整理します。
- 取り次ぎ：誰が最初に応答し、担当者へ何回連絡しているかを見ます。執務室と入口が離れている、担当者が別フロアにいるなどの条件も残します。
- 人の判断：訪問先が不明、予定と用件が異なる、端末を使うのが難しいなど、人へ相談できる窓口が必要な場面を確認します。
来客が少ない職場でも、応答できる人が決まっていなければ迎え方の見直しが必要です。反対に、件数が増えても、案内と担当者の直接出迎えで対応できているなら、まずその条件を確かめます。件数・待ち時間・対応時間の測り方は、受付改善の記録と比較方法で確認できます。
少人数と対面併用の事例
少人数でも、取り次ぎの負担があった
RECEPTIONISTに掲載されたカラクリ株式会社の事例では、創業当初8名の職場で、インターホンに気づいた社員が用件を聞いて担当者へ取り次いでいました。少人数のため対応時間が惜しく、訪問先がわからない来客への応対が課題だったと紹介されています。
この事例から自社へ照らし合わせたいのは、人数そのものより、誰が応対し、通常の業務をどの場面で中断しているかです。
対面の応対と機器を併用した
同じくキユーピー株式会社の事例では、対面の応対を大切にしながら、有人受付と受付システムを併用しています。担当者への取り次ぎを機器へ任せ、人が案内する役割を残した選び方です。
どちらもサービス提供者が掲載した個別事例です。自社と比べるときは、来客の種類、拠点の構成、応対の方針を確認し、必要な役割が近いかを見ます。
導入前に小さく試す
候補を絞ったら、入口の案内と連絡方法を仮に整え、来訪者の動きと社内の応答を一緒に試します。機器を検討する場合は、提供元へ試用の条件を確認してください。
連絡する場所と待つ場所を示す
会社名、受付位置、連絡方法、待機場所を案内します。初めて来る人に近い立場で入口から読み、行き先を尋ねずにわかるかを確かめます。案内表示の配置と文例も参考になります。
三つの訪問を試す
予約がある訪問、予約のない訪問、電話や端末を使うのが難しい訪問を想定します。担当者が不在のときも、誰が応答し、どこで待つかを確かめます。連絡順は不在・無応答時の引継ぎで具体化できます。
操作する位置と通行を確かめる
候補機器を予定する高さに置き、立位・座位から読む、手を伸ばす、荷物を持って近づく動作を試します。扉の開閉や待機する人と干渉しないかも確認します。木工什器の材料や清掃条件は、木製受付什器の選び方で確認できます。
費用と維持する担当を比べる
機器・什器・設置工事・初期設定と、利用料金・保守・人の稼働を分けて見積もります。税の扱い、必要なオプション、契約期間、機器交換や解約の条件も確認します。担当者情報・案内・連絡先を更新する人まで決めてから選びます。
試した結果、案内の改善だけで対応できるなら、その形を維持して様子を見る選択もあります。来客の集中、拠点や担当者の配置、入館ルールが変わったときに、必要な役割をもう一度確かめます。
入口づくりを相談する
mokuture+では、木工の受付什器とデジタルサイネージを組み合わせた入口づくりのご相談を受け付けています。現在の連絡方法、来客が重なる時間、待機場所などから、自社に合う配置と表示をお聞かせください。
問い合わせへ進む