オフィス移転時の受付設置計画

業務開始日から逆算し、工程の完了条件を決める

最初に共有したいのは、引越しの日程と、来訪者を新しい受付で迎え始める日時です。両者が違う場合は、その間の受け付け方も決めます。製作、工事、回線開通の所要期間は案件ごとに確認し、同じ工程表へまとめましょう。

受付の計画は、社内で判断する人と実作業を行う人を分け、各工程に担当者名、期限、未確定事項を添えて共有します。

1. 1. レイアウトを決める前総務と設計担当で、入口・受付・待機場所・案内先を図面に記入。来訪者と社員の動きを確認し、受付の役割を合意します。
2. 2. 工事・什器を発注する前機器の型番、接続方式、設置寸法を共有。工事と什器の境目、決定期限、変更時の連絡先をそろえます。
3. 3. 搬入日を確定する前搬入条件、必要な先行工事、機器設定の作業日を担当者同士で照合。搬入できる日時と順序を確認します。
4. 4. 受付を使い始める前実機で呼び出しと案内を点検。未完了項目がある場合は、代替対応と修正担当・期限を記録します。
5. 5. 運用を始めた後来訪者が迷った場所や対応の滞りを担当者が記録。初週に確認の機会を設け、表示・配置・運用のどこを直すか分けます。

コクヨマーケティングの移転チェックリストでも、関係者の分担と工程の共有、引き渡し前の確認が扱われています。受付の製作納期を一律に当てはめず、今回の設計・機器・現場条件に合わせて日程を組みます。

受付の位置と設備を、同じ図面で確認する

受付カウンターの位置だけを示した図面では、待つ人の居場所や、呼び出された社員の動きが伝わりません。来訪者が入口から受付へ進み、待機し、担当者と合流するまでを線で記し、扉の開き方や周辺家具と併せて確認します。

• 場所：入口、受付、待機場所、会議室への案内先。来訪者に立ち入ってもらう範囲も区別します。
• 設備：受付端末・電話・画面の設置位置、電源・通信の接続位置、点検で開ける扉やパネル。
• 空間：照明、背景、木部の色と仕上げ。現地の光の下で見本を確認する日時も決めます。
• 更新情報：図面の日付と版、確定した項目、未確定の項目。変更は口頭だけで済ませず、関係者へ最新版を共有します。

木部の材料と見本の比べ方は木製受付什器の選び方で、機器や収納の洗い出しは受付カウンターに必要な設備で確認できます。

工事・什器・通信の境目に、担当者を置く

壁や床から受付什器へ配線をつなぐ部分は、複数の担当者にまたがります。「電源を用意する」「端末を置く」という依頼を、接続位置、作業範囲、確認担当まで具体化します。

• 内装・電気工事担当：接続位置と機器情報を受け取り、現場の容量・施工条件・作業順序を確認する。
• 什器製作担当：工事側との取り合い、機器の固定と配線の通し方、点検時に触れる範囲を図面で確認する。
• 情報システム・機器担当：使う通信方式、接続・設定の作業者、動作確認の日時と必要な立ち会いを決める。
• 総務・受付運用担当：呼び出し先、担当者不在時の連絡先、表示内容の確認者を決め、全体の確認結果を受け取る。

例えばLAN接続の端末なら、「什器付近までの配線」「什器内へ通す作業」「実機接続と設定」「呼び出し確認」を分けて担当を記します。Wi-Fiを使う場合も、設置する場所で必要な接続確認を行う人を決めます。方式の採否は社内の情報システム担当と相談してください。

施工事業者のNobel Work Stylesは、家具搬入前の配線工程を解説しています。今回の現場でも、什器を置く前に必要な作業があるかを工事担当へ確認し、搬入日だけが先に固定されないよう調整します。

搬入条件と、切替当日の受け付け方を整える

什器の大きさと搬入経路を照合する

完成後の置き場所に収まることと、そこへ運び込めることは別に確認します。梱包状態の寸法・重量や分割できる範囲を製作担当に聞き、入口、通路の曲がり角、エレベーターの条件と搬入担当が照合します。

ビル管理者には作業可能な日時、搬入口、エレベーターの使用、養生、入館の手順を確認します。木部の仕上げ面をどこで開梱し、誰が設置後の状態を確認するかも決めておくと、搬入作業と引き渡しをつなげられます。

端末を使えない時間の仮受付を決める

既存端末を移設する場合、撤去から新しい場所で使い始めるまでに受付対応が必要か確認します。仮の案内には、受け付ける場所と連絡先を明示し、社員にも同じ対応方法を共有します。掲示を取り外す人と日時も決めましょう。

表示の文例や見やすさは受付の案内表示を整える手順を参照してください。仮受付の案内も、本受付までの動きが伝わる簡潔な内容にします。

引き渡しでは、来訪から案内までを通して確かめる

外観の確認に加え、導入する機器の担当者と受付運用担当が立ち会い、実際の設置場所で一連の動きを試します。点検項目は、呼び出し、待機案内、機器、什器など、使う設備に合わせて決めます。

• 入口から受付まで進み、待機場所と案内先がわかるか。
• 予定した連絡先へ呼び出しが届き、社員が来訪者を迎えられるか。
• 担当者不在や通信を使えない場合の連絡先を、受付担当が説明できるか。
• 画面や掲示の住所・階・受付時間・呼び出し先が、新しい運用と一致しているか。
• 木部・固定部分・配線の状態を、製作／工事担当と確認できたか。
• 表示変更、清掃、機器点検の担当と問い合わせ先、説明書の保管場所が決まっているか。

結果は「確認項目・結果・未完了の内容・対応者・期限」の形で残します。使い始める判断は、未完了事項と代替対応を含めて社内の責任者が確認します。単に電源が入ったことだけを、受付全体の完成条件にしないことが大切です。

初週は、迷った場所と対応の滞りを記録する

「入口で受付位置を探した」「呼び出し先が不在だった」など、場所と状況、行った対応を短く残します。個人名などの記録は社内で必要な範囲にとどめ、週末に表示・配置・対応ルールのどこを修正するか確認しましょう。設備を追加する前に、案内先や社内の役割を直せるか見直します。